المشاركات الشعبية

اختيار المحرر - 2019

خطة الأسبوع أفضل من قائمة المهام.

هل تعتقد حقاً أن أصحاب الملايين والمليارديرات يضعون قوائم المهام؟ هل تعتقد حقاً أن بيل جيتس ، دونالد ترامب ووارين بافيت يكتبان قوائم طويلة من المهام ويصنفونها حسب الأولوية؟ لا ، فإن أمناءهم أيضا لا يفعلون ذلك - بدلا من ذلك ، فإنهم يحتفظون بمخططي المواعيد لرؤسائهم ، حيث يكون لكل حالة (أو لا) فاصل زمني خاص بهم.

3 عدم وجود قوائم المهام

قوائم المهام في كثير من الأحيان تشبه قوائم الرغبات. هذه هي الأسئلة التي ترغب في حلها ، ولكن ليس لديك خطة واضحة عند المتابعة وكيف. كم عدد العناصر في قائمة المهام الحالية الخاصة بك كانت هناك لعدة أيام؟ هل تعلم أن 41٪ من العناصر في قائمة المهام لا يتم تنفيذها أبدًا؟

العيب الأول لهذه القوائم هو أنها لا تميز بين المهام التي تستغرق بضع دقائق فقط والمهام التي تتطلب ساعات طويلة من العمل. نتيجة لذلك ، عندما تنظر إلى مثل هذه القائمة وتفكر ، "ماذا أفعل الآن؟" ، فأنت في كثير من الأحيان لا تختار الشيء الأكثر أهمية ، ولكن الأسرع.

ناقص ثاني: قوائم المهام تشجعك على التعامل مع القضايا الملحة وغير الهامة. هذا هو السبب في أن البند "صنع ألبوم صور العائلة لعام 2013" لمدة خمس سنوات (!) وقد تم تهدئة عيني في قائمة المهام الخاصة بي.

العيب الرئيسي الثالث هو أن قوائم المهام تسبب ضغوط لا لزوم لها. نعم ، إن إنشاء مثل هذه القائمة يساعدك على تذكر ما يجب فعله بشكل أفضل. لكن قائمة المهام المعلقة تعمل أيضًا كتذكير دائم ومؤلِم لمدى الحاجة إلى القيام به. لا عجب أننا نشعر بالإرهاق والاكتئاب.

يعيش على مخطط التقويم

الأشخاص الناجحون لا يضعون قوائم ، بل خطط عمل يومية. خلال جميع المقابلات والدراسات الاستقصائية التي أجريتها لهذا الكتاب ، تلقيت إحدى الرسائل الرئيسية: إذا كنت تريد إجراء شيء ما ، فستحتاج إلى تحديد موعد محدد لذلك.

أخذ يوميات وكسر كل يوم في كتل 15 دقيقة. للوهلة الأولى ، يبدو هذا معقدًا للغاية ، ولكنك أصبحت معتادًا على مثل هذه التنظيم الذاتي ، وسوف تسمح لك بتنفيذ ما يصل إلى 95٪ من جميع المهام المخطط لها. تذكر: إذا لم تكن المهمة في خطتك اليومية ، فمن غير المرجح أن يتم حلها. إذا كان هناك ، سيتم القيام بكل شيء. استخدم هذه الكتل ليس فقط لإعداد المواعيد ، ولكن أيضًا لجدولة المكالمات ، فحص البريد الإلكتروني ، التدريب ، إلخ.

Jordan Harbinger ، المؤسس المشارك لـ The Art of Charm ومضيف بودكاست Art of Charm ، يدرس مهارات الاتصال وبناء العلاقات

من المستغرب ، في حد ذاته ، أن مثل هذا العمل البسيط مثل وضع مهمة على مخطط التقويم بدلاً من قائمة المهام يساعد على تحرير عقلك ، والحد من التوتر ، وتحسين النشاط المعرفي. لقد اكتشف الباحثون في جامعة فلوريدا شيئًا مذهلاً: يمكن التغلب على تأثير Zeigarnik - الأفكار الواعية وغير الواضحة المرتبطة بمهمة غير مكتملة - ببساطة من خلال وضع خطة لإنجاز هذه المهمة ، حتى لو لم يتم إنجازها.

أضع كل شيء في جدول أعمالي. كل ما أقوم به على أساس يومي مكتوب في خطتي اليومية. بالضبط 30 دقيقة على وسائل الإعلام الاجتماعية - بدقة في الموعد المحدد. بالضبط 45 دقيقة عن طريق البريد الإلكتروني - بدقة في الموعد المحدد. الاجتماع مع فريقي الافتراضي هو في الموعد المحدد. وقت هادئ للتفكير ووضع الخطط في الموعد المحدد. خلاصة القول: كل شيء في جدول أعمالي سيتم بالتأكيد.

كريس داكير ، رجل أعمال متسلسل ، مؤلف مبيعا ومدون أعمال شهير وكومبيوتر

كيف تصنع خطة لهذا الأسبوع

هناك العديد من القواعد الأساسية لإدارة الوقت باستخدام جدولة التقويم بدلاً من قائمة المهام.

  1. تخصيص فترات زمنية أو فترات زمنية لأمور مهمة مسبقًا. إذا كنت تقدر الصحة وتقرر ممارسة الرياضة 30 دقيقة في اليوم ، فضع وقتًا محددًا للتدريب خلال اليوم. إذا كنت تقيم علاقات جيدة مع العملاء وقررت التواصل مع عميلين على الأقل في اليوم ، فضع جزءًا من الوقت في خطتك اليومية للاتصال بالعملاء.
  2. خطط لأشياء مهمة في الصباح. بغض النظر عن مدى صعوبة محاولة الحفاظ على جدولنا الزمني ، تنشأ حالات غير متوقعة حتمًا خلال اليوم ، والتي قد تتطلب اهتمامًا عاجلاً. قد تكون هذه دعوة لمكتب الرئيس ، أو مكالمة من عميل غاضب ، أو مكالمة ممرضة في المدرسة تخبرك بأن طفلك مريض ويلزم أن يتم انتقاؤه من المدرسة. بطبيعة الحال ، كلما مر الوقت ، كلما زاد احتمال حدوث شيء غير متوقع.

على سبيل المثال ، إذا كنت أخطط للتدريب في النصف الثاني من اليوم أو في المساء ، ففي معظم الحالات في تلك اللحظة لدي مهمة أكثر أهمية تتطلب اهتمامي وتجبرني على التضحية بالاحتلال. في الواقع ، أعلم أنه إذا لم أتمكن من تشغيل جهاز الجريء في الصباح ، فحينئذٍ لن أتمكن من الوصول إليه في ذلك اليوم.

  1. لا تقم بإلغاء القضية ، ونقلها إذا لزم الأمر. على سبيل المثال ، إذا كنت تتدرب عادة كل يوم من الساعة 12:00 إلى الساعة 13:00 ، أثناء استراحة الغداء ، ولكن يوم الاثنين في هذا الوقت غالبا ما تجد نفسك على متن طائرة ، تأجيل الدرس في ذلك اليوم إلى ساعة سابقة أو متأخرة.
  2. علاج الحالات المخططة مثل زيارة الطبيب. معظمنا ينتهك بسهولة خططنا الخاصة. على سبيل المثال ، إذا وضعت جانباً فترة من الوقت من الساعة 4:00 مساءً وحتى الساعة 5:00 مساءً للعمل على تقرير مهم في المكتب ، ولكن في تلك اللحظة يأتي إليك زميل ويطلب منك استشارته بشأن قضية "عاجلة" ، فإنك توافق على التفكير الانعكاسي.

لكن تخيل أنه بدلاً من العمل على تقرير ، سيكون لديك موعد مع طبيب أسنانك. هل توافق على حل المشكلة مع أحد الزملاء والقدوم إلى الطبيب بعد 15 دقيقة؟ بالكاد.

شجع نفسك على الاستجابة تلقائيًا للطلبات غير المتوقعة التي تتعارض مع جدولك ، مثل هذا: "للأسف ، لدي عمل مهم من 4:00 مساءً إلى 5:00 مساءً. هل يمكننا التحدث بعد الساعة 5:00 مساءً أم هل ستنتظر حتى الغد؟".

إذا نظرت إلى جدول يومي ، فسوف تلاحظ وجود الكثير من النوافذ الزمنية باللون الرمادي ، ولكن دون تحديد حالات محددة. هذا لا يعني أنني نسيت ملء هذه الحقول أو أن لدي مشاكل مع الطابعة. المناطق الرمادية - وهذا هو "وقت الوقف" ، الذي أطلق عمدا من جميع أنواع المهام والاجتماعات.

في المجمل ، أخصص وقتًا مؤقتًا كهذا من ساعة ونصف إلى ساعتين في اليوم (يمكن أن يكون هذا لمدة 90 دقيقة أو عدة كتل من 30 دقيقة). لقد طورت هذا النظام على مدى السنوات القليلة الماضية استجابة لجدول ضيق بشكل متزايد مع سلسلة متواصلة من الاجتماعات والاجتماعات والأسئلة العاجلة ، والتي لم تترك لي الوقت الكافي للتوقف وفهم ما كان يحدث أو مجرد التفكير.

في البداية ، استخدمت هذا الوقت الحر كاحتياطي. يمكنني مقابلة أشخاص لم أتمكن من رؤيتهم من قبل ، أو القيام بأشياء كنت أقوم بشطبها لفترة طويلة. لكنني أدركت تدريجياً أن هذه الاستراحات ضرورية للغاية بالنسبة لي لأقوم بعملي بفعالية بصفتي رئيس الشركة.

جيف وينر ، ينكدين هيد

التخطيط لأسبوع كامل

تسليط الضوء على كتل من الوقت لجميع الأنشطة المتكررة في الجدول الأسبوعي الخاص بك. هذا سيسمح لك ببناء حياتك بطريقة تحقق أقصى استفادة منها - وأقصى قدر من المتعة.

تعكس خطتي الأسبوعية المثالية الخاصة بي العديد من قيماتي:

شاهد الفيديو: افضل طريقة للتخطيط و التنظيم - نصائح و أفكار عملية (يوليو 2019).